PRIVACYVERKLARING – UNITASFOTOS BV

(Schoolfotografie – Evenementenfotografie – Online beeldverkoop)

Laatste update: 17/12/2025

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

UNITASFOTOS BV

Heirweg 40

8800 Roeselare

België

RPR Gent afd. Kortrijk

ON 0403.796.350

BTW BE0403.796.350

www.unitasfotos.com

www.schoolfotografie.be

Afhankelijk van de context treedt UNITASFOTOS op als:

- verwerker, wanneer zij handelt in opdracht van een school, onderwijsnet of organisator (bv. schoolfotografie vóór individuele bestellingen);

- verwerkingsverantwoordelijke, vanaf het moment dat een ouder of betrokkene zelf een bestelling plaatst of rechtstreeks contact opneemt met UNITASFOTOS.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van:

- schoolfotografie (individuele foto’s, klas- en groepsfoto’s);

- evenementenfotografie (communies, vormsels, ceremonies, evenementen);

- online galerijen en bestelplatformen;

- communicatie met ouders, scholen en betrokkenen;

- administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen;

- behandeling van klachten, geschillen en juridische dossiers.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de context en uw keuzes kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

a) Beeldmateriaal

- foto’s en afgeleide beelden van natuurlijke personen;

- individuele en groepsfoto’s;

- foto’s van minderjarigen.

b) Identificatie- en contactgegevens

- naam en voornaam (indien verstrekt);

- klas en school (bij schoolfotografie);

- e-mailadres;

- telefoonnummer van een ouder of school (indien verwtrekt);

- afleveradres (bij levering aan huis of aan een school);

- klant-, bestel- en factuurnummer.

c) Bestel- en administratieve gegevens

- gekozen producten en leveringswijze;

- betaalmethode en facturatiegegevens;

- unieke bestelcode;

- opmerkingen ingegeven door de klant.

d) Technische gegevens

- IP-adres;

- loggegevens;

- cookies en gelijkaardige technologieën (zie afzonderlijk cookiebeleid).

UNITASFOTOS verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 GDPR als doel op zich. Het is evenwel mogelijk dat op beeldmateriaal onvermijdelijk zichtbare kenmerken voorkomen (bv. religieuze symbolen, gezondheidstoestand, etniciteit). Deze verwerking gebeurt uitsluitend in het kader van de fotografische opdracht en met verhoogde zorgvuldigheid.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

- het uitvoeren van fotografie-opdrachten;

- het aanbieden, selecteren en leveren van fotoproducten;

- identificatie van beelden via codes (schoolfotografie);

- klantenservice en beantwoording van vragen;

- administratie, boekhouding en naleving van wettelijke verplichtingen;

- beveiliging en goede werking van IT-systemen;

- behandeling van klachten en geschillen;

- Marketing en publicatie .

Foto’s van minderjarigen worden in principe niet gebruikt voor commerciële, promotionele of marketingdoeleinden, tenzij er een uitdrukkelijke (aangevinkte of schriftelijke) geïnformeerde en herroepbare toestemming is van ouders en/of scholen en tenzij in uitzonderlijke gevallen, doch mits een uitdrukkelijke, geïnformeerde en herroepbare toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, conform artikel 7 GDPR. Het weigeren of intrekken van deze toestemming heeft geen enkele invloed op:

- de toegang tot de fotogalerij;

- de levering van de bestelde fotoproducten;

- de prijs of dienstverlening.

5. Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens steunt op één of meer van de volgende rechtsgronden (artikel 6 GDPR):

- uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b GDPR), bv. bestelling en levering van foto’s;

- toestemming (art. 6.1.a GDPR), uitsluitend voor niet-noodzakelijke verwerkingen zoals marketinggebruik;

- wettelijke verplichting (art. 6.1.c GDPR), bv. boekhoudkundige verplichtingen;

- gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR), bv. beveiliging, fraudepreventie en organisatie van de dienstverlening.

Bij schoolfotografie gebeurt de initiële verwerking doorgaans onder verantwoordelijkheid van de school; UNITASFOTOS handelt dan als verwerker en koppelt geen namen van kinderen aan foto’s.

6. Toestemming en bezwaar

Toestemming wordt enkel gevraagd wanneer dit wettelijk vereist is. Toestemming wordt steeds vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig gevraagd. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via schriftelijk verzoek per aangetekende brief aan UNITASFOTOS.

De intrekking van toestemming:

- heeft geen retroactief effect;

- tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan;

- heeft geen negatieve gevolgen voor de dienstverlening.

7. Bewaartermijnen

UNITASFOTOS past het beginsel van opslagbeperking toe en hanteert de volgende bewaartermijnen:

- (geselecteerde) of bestelde foto’s en beelden of online fotogalerijen: maximaal tot het einde van het volgende schooljaar;

- administratieve en facturatiegegevens: conform de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld 7 jaar wat betreft de boekhoudwetgeving);

- back-ups: zolang operationeel noodzakelijk, zonder actieve herintroductie.

Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke of gerechtelijke verplichtingen.

8. Met wie worden gegevens gedeeld?

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld:

- met scholen of organisatoren (indien zij verwerkingsverantwoordelijke zijn);

- met zorgvuldig geselecteerde verwerkers (bv. IT-dienstverleners, transportdiensten);

- wanneer dit wettelijk verplicht is.

Met alle verwerkers worden GDPR-conforme verwerkersovereenkomsten afgesloten.

9. Doorgifte buiten de EER

UNITASFOTOS verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk lokaal.

Indien uitzonderlijk gegevens buiten de Europese Economische Ruimte zouden worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen conform hoofdstuk V GDPR.

10. Beveiliging van gegevens

UNITASFOTOS neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

- toegangsbeheer en individuele accounts;

- wachtwoordbeleid en beveiligde werkposten;

- firewalls en antivirussoftware;

- logging en monitoring;

- fysieke beveiliging van lokalen en dragers;

- opleiding en sensibilisering van medewerkers;

- procedures voor datalekken.

11. Rechten van betrokkenen

U beschikt over de volgende rechten:

- recht op inzage (art. 15 GDPR);

- recht op rectificatie (art. 16 GDPR);

- recht op wissing (art. 17 GDPR);

- recht op beperking (art. 18 GDPR);

- recht op overdraagbaarheid (art. 20 GDPR);

- recht op bezwaar (art. 21 GDPR).

Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens hierboven, mits voldoende identificatie (waarbij gevoelige gegevens mogen worden afgeschermd).

12. Klachten

Indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kan u:

- contact opnemen met UNITASFOTOS;

- een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze websites.

 

 

UNITASFOTOS BV

Fotografie – met respect voor privacy